Integreren met bestaande systemen: één interface, uw pakketten op de achtergrond

De reflex bij haperende software is vervangen. Er wordt een pakket gezocht, een traject opgestart, en de hele organisatie moet mee.

Vaak is dat niet nodig. In de meeste bedrijven doen de bestaande pakketten hun werk prima. De boekhouding klopt, het CRM bevat de klanten, het ERP kent de voorraad. Het probleem zit er niet in, maar ertussen: in het overtypen, het schakelen en het zoeken.

Daar bestaat een lichtere oplossing voor. U legt een schil over de bestaande systemen: één toepassing die werkt zoals uw mensen werken, en die op de achtergrond de pakketten aanstuurt die u al hebt.

Wat er werkelijk knelt

Loop een gewone werkdag mee en u ziet steeds dezelfde patronen.

• Dezelfde gegevens meermaals invoeren – een order dat in het ene systeem staat en in het andere opnieuw wordt ingebracht
• Excel als lijm – exporteren, bewerken, importeren, omdat de systemen niet met elkaar praten
• Schakelen tussen schermen – vier toepassingen openhebben om één handeling af te ronden
• Zoeken naar het volledige beeld – gegevens staan verspreid, dus niemand ziet het geheel
• Schermen die te veel vragen – twaalf velden invullen waar er drie relevant zijn voor deze rol

Geen van die problemen wordt opgelost door een nieuw pakket. Ze ontstaan op de naden tussen systemen, en daar moet de oplossing dus ook zitten.

De schil: uw interface, hun techniek

Het idee is eenvoudig. U bouwt geen nieuw systeem, maar een toepassing die precies doet wat een bepaalde taak vraagt. Die toepassing haalt gegevens op uit uw bestaande pakketten en schrijft er ook weer naartoe.

Voor de gebruiker voelt het als één toepassing. Achter de schermen blijft de boekhouding in het boekhoudpakket staan, de klant in het CRM en de voorraad in het ERP. Elk systeem blijft de bron van wat het al beheerde.

Dat levert twee dingen op die vervangen niet biedt. U houdt de doorontwikkeling van de leverancier: wetswijzigingen, koppelingen met de bank, beveiligingsupdates komen gewoon binnen. En u raakt niets kwijt van wat vandaag werkt.

Denk in rollen, niet in systemen

De grootste winst zit in het loslaten van één interface voor iedereen. Elke rol doet iets anders en heeft iets anders nodig.

Werkt het kantoor vlot in het huidige systeem, maar loopt het magazijn nog met papieren bonnen, dan pakt u alleen het magazijn aan. Een scherm met vijf knoppen op een tablet, dat op de achtergrond hetzelfde ERP bijwerkt. Het kantoor merkt er niets van en hoeft niets te leren.

Zo isoleert u het probleem. U verbetert waar het knelt zonder iets te verstoren wat al goed loopt, en u hoeft geen verandertraject op te tuigen voor de hele organisatie.

Wat zo'n toepassing concreet doet

Eén scherm voor één taak. Alles wat nodig is om die taak af te ronden staat bij elkaar, ook als de gegevens uit drie systemen komen. Geen schakelen meer.

Wizards voor werk in stappen. Waar iemand nu zeven handelingen in drie systemen doet, komt één formulier dat die stappen achter de schermen afhandelt.

Regels die vanzelf lopen. Als een order deze status krijgt, maak dan dat document aan en verwittig die persoon. Eén keer instellen, daarna gebeurt het.

Overzichten over systemen heen. Cijfers uit boekhouding en projectadministratie in één beeld, zonder dat iemand maandelijks een spreadsheet samenstelt.

Per pakket verschilt wat mogelijk is

Elk systeem stelt eigen grenzen aan wat een koppeling kan. Bij het ene gaat het om limieten op het aantal aanvragen, bij het andere om licenties of om de vraag waar het pakket gehost wordt. Die verschillen bepalen het ontwerp, dus is het de moeite ze vooraf te kennen.

• Software integreren met Teamleader – wat de API toelaat en de valkuil met de projectmodule
• Software integreren met Exact Online – strikte limieten die het ontwerp van uw koppeling bepalen
• Software integreren met Odoo – waarom uw hostingvorm alles bepaalt
• Software integreren met ClickUp – koppelen zonder een tweede administratie te maken
• Software integreren met Microsoft Dynamics – wanneer instellen volstaat en wanneer u zelf bouwt

Wat het niet is

Dit is geen tussenoplossing in afwachting van iets echts. Voor veel organisaties is het de eindsituatie: gespecialiseerde pakketten voor wat ze goed doen, en een eigen laag die ze laat samenwerken zoals uw bedrijf werkt.

Het is ook geen vrijbrief om alles zo op te lossen. In drie gevallen volstaat een schil niet.

Wanneer het onderliggende systeem geen updates meer krijgt. Een schil maakt het niet veiliger en ontsluit het soms juist verder.

Wanneer het pakket geen enkele manier biedt om gegevens uit te wisselen. Soms is er dan nog een weg via bestaande import- en exportfuncties, ook in oudere software. Vaak volstaat dat, en het is de moeite waard om eerst te kijken wat er al in zit.

En wanneer het handmatige werk niet ontstaat door ontbrekende uitwisseling maar doordat het proces zelf rammelt. Dan automatiseert u de omweg in plaats van hem weg te nemen.

Waar u begint

Niet met een inventaris van al uw systemen. Wel met één rol en één taak.

Kies de handeling die het vaakst gebeurt en de meeste ergernis geeft. Meet hoeveel tijd die vandaag kost: frequentie maal duur maal aantal mensen. Bouw daar de oplossing voor, en meet opnieuw.

Dat eerste stuk is doorgaans in weken klaar in plaats van maanden. En het levert meteen twee dingen op: tijdwinst die u kunt aantonen, en de zekerheid dat de aanpak werkt voordat u verder gaat.

Meer weten over wat technisch mogelijk is met uw huidige pakketten? Lees hoe u oude software koppelt aan moderne systemen, of bekijk hoe wij software op maat inzetten om bestaande systemen te verbinden.