Software integreren met Teamleader

Teamleader Focus is bij veel Vlaamse kmo's het hart van de commerciële werking: klanten, offertes, deals, projecten en facturen zitten erin. En toch wordt er vaak omheen gewerkt. Uren worden in Excel bijgehouden, offertes komen uit een ander bestand, en de boekhouder krijgt maandelijks een export.

Dat komt zelden doordat Teamleader iets niet kan. Het komt doordat de omliggende stappen er niet mee verbonden zijn. Hieronder wat er technisch mogelijk is, en welke koppelingen in de praktijk het meest opleveren.

Kijk eerst op de Marketplace

Teamleader heeft een marktplaats met bestaande integraties, gebouwd door partners en door de community. Teamleader raadt zelf aan die eerst te bekijken voordat u iets nieuws laat bouwen.

Dat advies is terecht. Voor gangbare koppelingen met boekhoudpakketten, mailtools of betaaldiensten bestaat er meestal al iets. Bouwen heeft pas zin wanneer u meer controle nodig hebt over welke velden meegaan, welk systeem leidend is, en wat er gebeurt als het misloopt.

Wat de API toelaat

Via de API kunt u gegevens over contacten, bedrijven, deals, projecten, facturen en taken opvragen, aanmaken en bijwerken. Dat dekt het grootste deel van wat een kmo dagelijks doet.

Toegang verloopt via OAuth. Bouwt u iets uitsluitend voor intern gebruik, dan hoeft u geen publieke app te publiceren: u maakt een integratie aan op de ontwikkelaarspagina en verbindt met de client ID en secret die daar klaarstaan.

Er zijn ook webhooks, waarmee uw eigen toepassing meteen bericht krijgt wanneer er iets verandert. Dat is beter dan periodiek bevragen: sneller, en het scheelt onnodige aanvragen.

Eén eigenschap bespaart op termijn geld. Uw API-client krijgt een gedateerde versie toegewezen en upgraden is optioneel, waardoor wijzigingen aan de API uw koppeling niet raken tot u er klaar voor bent. Dat is precies wat u wil, want de meeste koppelingen breken doordat een leverancier eenzijdig iets wijzigt.

Let op de projectmodule

Wie met projecten werkt, moet weten dat er twee generaties naast elkaar bestaan. Teamleader introduceerde een nieuwe projectmodule met een eigen set endpoints, en die is niet uitwisselbaar met de oude. Nieuwe accounts gebruiken automatisch de nieuwe module; oudere accounts werden gefaseerd overgezet.

Controleer dus welke module uw account gebruikt voordat er iets gebouwd wordt. Dit is de meest voorkomende verrassing bij Teamleader-koppelingen.

Vijf koppelingen die het meest opleveren

Van websiteformulier naar deal

Een aanvraag op uw site komt binnen als deal, met de juiste bron, de juiste verantwoordelijke en meteen een taak. Scheelt overtypen en zorgt dat niets blijft liggen in een mailbox.

Van goedgekeurde offerte naar project

Zodra een offerte getekend is, wordt het project aangemaakt met de juiste fases, taken en budgetlijnen. Dat is doorgaans een half uur handwerk per opdracht, en het gebeurt precies op het moment dat iedereen haast heeft.

Uren vanuit het veld

Techniekers of monteurs registreren hun uren op een eenvoudig scherm op de telefoon, dat rechtstreeks in Teamleader terechtkomt. Geen briefjes, geen weekstaten die achteraf ingetypt worden, en facturatie die klopt.

Facturen naar de boekhouding

Facturen die automatisch doorstromen naar het boekhoudpakket, en betalingsstatus die terugkomt. Hiervoor bestaat vaak al een standaardkoppeling; controleer eerst of die volstaat.

Eén overzicht over meerdere bronnen

Marge per project, bezetting of openstaand saldo vraagt gegevens uit Teamleader én uit de boekhouding. Een dashboard dat beide bevraagt, vervangt het maandelijkse spreadsheet.

Een schil bovenop Teamleader

Verder dan koppelen gaat de aanpak waarbij u een eigen scherm bouwt voor één specifieke rol, dat op de achtergrond Teamleader aanstuurt.

Denk aan een technieker die na een interventie één formulier invult: wat is er gedaan, welke materialen zijn gebruikt, hoeveel uren. Achter de schermen worden de uren geboekt, het materiaal toegevoegd, de taak afgesloten en de factuur voorbereid. Vijf handelingen in Teamleader worden één scherm met vier velden.

Het pakket blijft daarbij volledig intact. Het kantoor werkt gewoon verder in Teamleader zoals altijd; alleen de rol die eronder leed, krijgt iets dat past.

Wat u vooraf vastlegt

• Welk systeem is leidend – als een klantgegeven in beide systemen kan wijzigen, welke versie wint dan
• Hoe vaak – onmiddellijk via webhooks, of periodiek; dit bepaalt de techniek en de kosten
• Wat bij een fout – wie krijgt bericht als de koppeling stilvalt, en hoe merkt u dat gegevens niet zijn doorgekomen

Vooral het laatste wordt overgeslagen. Een koppeling die stil stopt is gevaarlijker dan geen koppeling, omdat iedereen ervan uitgaat dat de gegevens kloppen.

Meer over deze aanpak leest u in ons artikel over integreren met bestaande systemen. Wil u weten wat er in uw situatie mogelijk is? Bekijk hoe wij software op maat inzetten om bestaande pakketten te verbinden.