Software integreren met Microsoft Dynamics

Dynamics 365 is zelden een losstaand pakket. Het zit in het Microsoft-ecosysteem, samen met Entra ID voor de aanmelding, Dataverse voor de gegevens en het Power Platform voor automatisering.

Dat maakt integratie tegelijk eenvoudiger en ingewikkelder dan bij andere systemen. Eenvoudiger, omdat veel al voorzien is. Ingewikkelder, omdat er meerdere wegen naar hetzelfde resultaat leiden en de keuze ertussen vooral over licenties en beheer gaat.

Begin bij Dataverse

De klantgerichte Dynamics-toepassingen slaan hun gegevens op in Dataverse. Dat is uw aanknopingspunt: de Web API volgt de OData-standaard, waardoor gegevens opvragen, filteren en wegschrijven met gangbare technieken werkt.

Belangrijk is dat uw eigen velden en tabellen daar meteen in zitten. Wat een beheerder in de omgeving toevoegt, is dezelfde dag via de API bereikbaar. Dat scheelt de vertraging die u bij andere pakketten wel hebt.

Aanmelden verloopt via Entra ID. Voor een koppeling die zonder gebruiker draait, registreert u een toepassing met eigen rechten. Geef die alleen toegang tot de tabellen die nodig zijn; het is verleidelijk om ruime rechten te geven en dat later te vergeten.

Let op één verschil: Business Central heeft een eigen API, los van Dataverse. Wie beide gebruikt, heeft dus met twee koppelvlakken te maken.

Bouw niet wat u kunt instellen

Dit is de belangrijkste afweging bij Dynamics, en degene die het vaakst verkeerd gaat.

Met Power Automate legt u stromen vast zonder te programmeren: wanneer dit gebeurt, doe dan dat. Met de ingebouwde regels stuurt u gedrag binnen de toepassing. Met Power Apps maakt u eenvoudige schermen. Voor een flink deel van wat men laat bouwen, bestaat al een weg zonder code.

Kijk daar dus eerst. Een stroom die een beheerder zelf kan aanpassen, is goedkoper in onderhoud dan code die telkens een ontwikkelaar vraagt.

Er is wel een grens. Naarmate een stroom meer stappen, uitzonderingen en foutafhandeling krijgt, wordt ze onoverzichtelijk en lastig te testen. Loopt u tegen dat punt aan, dan is code duidelijker én goedkoper. Het omslagpunt ligt ruwweg waar iemand de stroom niet meer in één scherm kan overzien.

Reken op de licenties

Wat technisch mogelijk is, is niet altijd betaalbaar. Toegang tot Dataverse van buiten de Dynamics-toepassing, gebruik van bepaalde connectoren en het aantal gebruikers van uw Power Apps hebben allemaal gevolgen voor de licentiekost.

Laat dat vooraf uitrekenen, niet nadat er gebouwd is. Een oplossing die per gebruiker een licentie vraagt, kan bij honderd medewerkers duurder uitvallen dan een eigen toepassing die één verbinding gebruikt.

Die rekensom is vaak het echte argument om iets naast Dynamics te bouwen in plaats van erin.

Wat het meest oplevert

Gegevens uit uw eigen systemen zichtbaar in Dynamics

Productiestatus, voorraad of gegevens uit een sectortoepassing tonen bij de klant, zonder ze te kopiëren. Dat kan met een verwijzing naar de externe bron, waardoor er één waarheid blijft.

Orders en facturen doorzetten

Van verkoop in Dynamics naar het systeem dat de uitvoering doet, en de status terug. Vaak de koppeling met de meeste handmatige stappen ertussen vandaag.

Meldingen naar Teams

Gebeurtenissen uit Dynamics die als bericht in het juiste kanaal verschijnen. Klein om te bouwen, en het haalt mensen uit hun mailbox.

Een portaal voor buiten

Klanten of partners die hun dossier bekijken zonder een Dynamics-licentie. Hier speelt de licentievraag het scherpst, en is een eigen portaal met één verbinding naar Dataverse vaak de goedkoopste weg.

Een schil bovenop Dynamics

Dynamics is rijk, en rijkdom betekent schermen met veel mogelijkheden. Voor een medewerker met drie taken is dat te veel, en het kost bovendien een licentie per persoon.

Een eigen toepassing die via de Web API met Dataverse praat, geeft die persoon een scherm met vier velden. De gegevens blijven in Dataverse, het beheer blijft bij uw Dynamics-beheerder, en alleen wie er echt in werkt heeft een volledige licentie nodig.

Meer over deze aanpak leest u in ons artikel over integreren met bestaande systemen. Wil u weten wat er in uw situatie kan? Bekijk hoe wij software op maat inzetten om bestaande pakketten te verbinden.