Te veel manuele administratie? Zo bepaalt u wat geautomatiseerd kan worden

Manueel werk sluipt binnen. Er wordt zelden besloten dat iemand gegevens gaat overtypen; het ontstaat omdat twee systemen niet praten, omdat een uitzondering niet paste, of omdat een tijdelijke oplossing bleef bestaan.

Daardoor is het slecht zichtbaar. Het staat niet in een procesbeschrijving en niemand rapporteert erover. Hieronder een manier om het wel in beeld te brengen, en om te bepalen wat u er als eerste aan doet.

Vier patronen om te herkennen

Overtypen tussen systemen

Gegevens die in het ene scherm staan en in het andere opnieuw ingevoerd worden. Klantgegevens van webshop naar boekhouding, uren van een planning naar de facturatie, artikelen van een offerte naar een order. Zoek naar het woord overzetten in de manier waarop medewerkers hun werk beschrijven.

Excel als tussenstation

Een export uit systeem A, een bewerking in Excel, een import in systeem B. Of een spreadsheet die maandelijks bijgewerkt wordt omdat het systeem het overzicht niet kan maken. Vraag welke bestanden er in gedeelde mappen staan; dat is de betrouwbaarste inventaris die u krijgt.

Goedkeuring via e-mail

Een aanvraag die per mail rondgaat voor akkoord, waarna iemand het antwoord handmatig verwerkt. Traag, moeilijk terug te vinden en kwetsbaar bij afwezigheid, want dan ligt de hele keten stil.

Handmatige rapportage

Terugkerende overzichten die telkens opnieuw samengesteld worden uit meerdere bronnen. Herkenbaar aan het feit dat altijd dezelfde persoon ze maakt, en dat ze te laat komen wanneer die persoon er niet is.

Kwantificeren

Zet per gevonden proces drie getallen naast elkaar: hoe vaak het gebeurt, hoe lang het duurt, en hoeveel mensen het doen. Vermenigvuldig dat tot een jaartotaal in uren.

Vraag de duur aan wie het werk uitvoert, niet aan wie erover rapporteert. Schattingen van uitvoerders liggen hoger en kloppen beter, omdat zij ook de onderbrekingen en de correcties meetellen.

Voeg een vierde kolom toe: wat gaat er mis als het fout gaat. Een verkeerd overgetypt adres is hinder. Een verkeerd overgetypt bedrag op een factuur is iets anders. Die kolom bepaalt mee de volgorde, los van het aantal uren.

Wat zich goed laat automatiseren

Werk met vaste regels en een voorspelbare uitkomst: gegevens verplaatsen tussen systemen, documenten aanmaken uit bestaande data, controles op volledigheid, terugkerende rapporten, meldingen bij drempelwaarden.

Wat zich slecht laat automatiseren: beoordelingen waarbij context meespeelt, uitzonderingen die telkens anders zijn, en processen waarover binnen de organisatie geen overeenstemming bestaat. Dat laatste is de belangrijkste: een proces dat niemand eenduidig kan beschrijven, is niet klaar om vastgelegd te worden in software. Automatiseren maakt de onduidelijkheid dan alleen sneller.

De volgorde bepalen

Begin niet bij het proces met de meeste uren, maar bij het proces met de beste verhouding tussen uren en complexiteit. Een koppeling die twee systemen laat praten, is vaak in weken te realiseren en haalt in één keer meerdere handmatige stappen weg.

Een goede volgorde ziet er meestal zo uit: eerst de dubbele invoer wegnemen door systemen te koppelen, dan de terugkerende rapportage automatiseren, dan de goedkeuringen in een vaste stroom zetten, en pas daarna de uitzonderingen.

Zo levert elke stap zichtbaar resultaat op, en dat maakt de volgende stap makkelijker te verdedigen.

Wanneer koppelen niet volstaat

Soms blijkt bij dit onderzoek dat het handmatige werk niet ontstaat door een ontbrekende koppeling, maar doordat het bestaande systeem het proces gewoon niet ondersteunt. Dan verschuift de vraag: niet hoe u de omweg automatiseert, maar of het systeem zelf nog past bij hoe u werkt.

Die vraag is beter te beantwoorden met de urenlijst in handen dan zonder. U weet dan precies wat het huidige systeem u jaarlijks kost aan handwerk, en dat is het bedrag waartegen u elke vernieuwing afweegt.

Wil u dit in kaart laten brengen? Lees hoe wij verouderde processen en systemen vernieuwen.