7 manieren waarop verouderde software bedrijfsgroei tegenhoudt

Groei stokt zelden op één duidelijk moment. Vaker gaat het zo: een plan wordt besproken, iemand vraagt of het systeem dat aankan, en het antwoord is nee of alleen met veel handwerk. Het plan wordt kleiner gemaakt of uitgesteld.

Dat gesprek herhaalt zich, bij elk volgend plan. Na verloop van tijd bepaalt de software welke richting nog haalbaar is. Hieronder zeven plekken waar dat concreet gebeurt.

1. Een tweede vestiging of locatie

Software die op één server op één kantoor draait, laat zich moeilijk uitbreiden. Vaak wordt gekozen voor een tweede installatie, met eigen gegevens en eigen instellingen. Vanaf dat moment bestaat er geen totaalbeeld meer: voorraad, klanten en cijfers staan gescheiden en moeten periodiek handmatig samengevoegd worden.

2. Een extra dienst of productlijn

Bestaande systemen zijn ingericht op wat u deed toen ze gebouwd werden. Een nieuwe dienst met een andere prijsstructuur, een ander leveringsmodel of een abonnementsvorm past daar zelden zomaar in. Het gevolg is dat de nieuwe activiteit buiten het systeem beheerd wordt, precies de activiteit waar u het meest van verwacht.

3. Selfservice voor klanten

Klanten verwachten hun dossier, bestelling of status zelf te kunnen bekijken. Dat vraagt dat gegevens veilig ontsloten kunnen worden naar buiten. Systemen zonder API kunnen dat niet, of alleen via een omweg die niemand met een gerust gevoel op het internet zet.

Het effect is dubbel: u mist het gemak voor de klant, en uw medewerkers blijven vragen beantwoorden die de klant zelf had kunnen opzoeken.

4. Koppelingen met partners en leveranciers

Grotere klanten en leveranciers werken steeds vaker met automatische uitwisseling van orders, leveringsbonnen en facturen. Kan uw systeem dat niet, dan doet iemand het over. Bij sommige aanbestedingen is de koppeling zelfs een voorwaarde, waardoor het meedingen zelf al afketst.

5. Automatisering van repetitief werk

Bij groei neemt het volume toe, en zonder automatisering neemt het personeel evenredig toe. Dat is het verschil tussen groeien en opschalen. Systemen die geen automatische verwerking toelaten, koppelen uw omzetgroei rechtstreeks aan uw loonkosten.

6. Sturen op actuele cijfers

Naarmate een organisatie groeit, kan de zaakvoerder niet meer alles zelf overzien. Dan zijn cijfers nodig: marge per project, bezetting, doorlooptijd. Levert het systeem die pas na handmatig samenstellen, dan wordt er gestuurd op cijfers van vorige maand, op het moment dat snel bijsturen het meest oplevert.

7. Aanwerven en inwerken

Een systeem dat alleen te bedienen valt met kennis van uitzonderingen, maakt elke aanwerving duurder en trager. Bij groei werft u het meest, en dan weegt dat het zwaarst.

Is het de software, of iets anders?

Niet elke rem is technisch. Een eenvoudige toets: neem de laatste drie plannen die niet doorgingen of uitgesteld werden. Noteer per plan de reden. Staat er twee of drie keer een systeembeperking, dan is de software werkelijk de rem. Gaat het om capaciteit, budget of prioriteit, dan verandert nieuwe software daar weinig aan.

Die toets is de moeite waard, want moderniseren is een investering die zichzelf moet terugverdienen. Doet u het om een reden die niet klopt, dan blijft het rendement uit.

Waar u begint

Vernieuwen hoeft niet te betekenen dat alles vervangen wordt. In de praktijk zit de blokkade meestal in één of twee onderdelen: de plek waar gegevens naar buiten moeten, of het proces waar het meeste handwerk zit.

Dat onderdeel eruit halen en apart bouwen, terwijl de rest blijft draaien, geeft u de ruimte voor het eerstvolgende plan zonder dat u de hele organisatie stillegt. En het levert een systeem op dat u daarna stap voor stap verder kunt uitbreiden.

Wil u weten welk onderdeel bij u de rem vormt? Lees hoe wij legacy-systemen toekomstbestendig maken.