Kan oude software gekoppeld worden aan moderne systemen?

Meestal wel. De vraag is niet of het kan, maar via welke weg, hoe stabiel dat is, en of u er het echte probleem mee oplost of alleen verplaatst.

Koppelen is aantrekkelijk omdat het goedkoper is dan vervangen en de dagelijkse werking ongemoeid laat. Soms is dat precies de juiste keuze. Soms is het uitstel dat later duurder uitvalt. Hieronder de vier manieren en de afweging.

1. Via een API

Heeft het systeem een API, dan is dat vrijwel altijd de beste weg. De leverancier heeft vastgelegd wat er in en uit mag, en toekomstige updates houden daar rekening mee.

Controleer wel wat de API werkelijk kan. Veel oudere systemen hebben er een die alleen gegevens kan uitlezen, of alleen een deel van de velden ontsluit. Vraag daarom om de documentatie voordat u iets belooft aan de andere kant van de koppeling.

2. Via middleware

Een tussenlaag die met beide systemen praat en de vertaling verzorgt. Handig wanneer u meerdere koppelingen hebt, of wanneer de gegevens onderweg bewerkt moeten worden.

Het voordeel is overzicht: alle uitwisseling loopt via één punt, waar u kunt zien wat er gebeurt en wat er misging. Het nadeel is dat u er een systeem bij krijgt dat zelf onderhoud vraagt.

3. Rechtstreeks op de database

Gegevens uitlezen uit de databank van het oude systeem, buiten de applicatie om. Vaak de enige mogelijkheid bij software zonder API.

Werkbaar voor lezen, riskant voor schrijven. De applicatie bevat regels die de database niet kent: controles, berekeningen, samenhang tussen tabellen. Schrijft u er rechtstreeks in, dan omzeilt u die regels en ontstaan gegevens die het systeem zelf niet had toegelaten. Bovendien kan een update van de leverancier de structuur wijzigen, waarna uw koppeling stilvalt of erger.

Als deze weg de enige is, beperk hem dan tot uitlezen en leg vast welke tabellen u gebruikt.

4. Via bestandsuitwisseling

Een export op vaste tijdstippen, die het andere systeem inleest. De eenvoudigste vorm, en onderschat.

Voor gegevens die niet onmiddellijk actueel hoeven te zijn, is dit robuust en goedkoop. De beperking is de vertraging: werkt u met voorraad die per uur verandert, dan volstaat een nachtelijke uitwisseling niet.

Wat u vooraf vastlegt

Ongeacht de gekozen weg zijn er drie afspraken die achteraf problemen voorkomen.

• Welk systeem is leidend – als een klantgegeven in beide systemen gewijzigd kan worden, welke versie wint dan
• Hoe vaak – onmiddellijk, per uur, per nacht; dit bepaalt de techniek en de kosten
• Wat gebeurt er bij een fout – wie krijgt een melding als de koppeling stilvalt, en hoe merkt u dat gegevens niet zijn doorgekomen

Vooral dat laatste wordt overgeslagen. Een koppeling die er stil mee ophoudt, is gevaarlijker dan geen koppeling, omdat iedereen ervan uitgaat dat de gegevens kloppen.

Wanneer koppelen uitstel is

Koppelen lost het probleem niet op in drie gevallen.

Wanneer het oude systeem geen beveiligingsupdates meer krijgt, want een koppeling maakt het niet veiliger en ontsluit het soms juist verder.

Wanneer het handmatige werk niet ontstaat door ontbrekende uitwisseling maar doordat het systeem het proces niet ondersteunt. Dan automatiseert u de omweg in plaats van hem weg te nemen.

En wanneer u zoveel koppelingen bouwt dat het geheel zelf een systeem wordt dat niemand nog overziet. Dat punt komt sneller dan verwacht, meestal rond de vijfde of zesde koppeling.

Koppelen als eerste stap

Er is een aanpak die het beste van beide combineert. U bouwt een koppeling, en gebruikt die om onderdeel voor onderdeel uit het oude systeem te halen. Het nieuwe deel neemt een functie over, de koppeling houdt de rest werkend, en zo loopt het oude systeem geleidelijk leeg.

Zo betaalt de koppeling zich dubbel terug: ze lost het directe probleem op en vormt tegelijk het fundament voor de vernieuwing. Dat vraagt wel dat u de koppeling met dat doel ontwerpt, en niet als losse noodoplossing.

Wil u weten welke weg bij uw systeem past? Lees hoe wij legacy-software koppelen met nieuwe toepassingen.