Software integreren met Exact Online

Exact Online is bij veel Belgische bedrijven het boekhoudpakket, en daarmee de plek waar facturen, betalingen en grootboek samenkomen. Precies daarom is het ook het pakket waar het meest naartoe en vanaf wordt overgetypt.

Koppelen kan, en het loont. Maar Exact stelt strengere grenzen aan het gebruik van zijn API dan de meeste andere pakketten, en die grenzen bepalen hoe uw koppeling gebouwd moet worden. Dat vooraf weten scheelt een dure herbouw.

De limieten bepalen het ontwerp

Exact hanteert twee vensters: een limiet per minuut en een limiet per dag, beide geteld per bedrijf. Per minuut gaat het om zestig aanvragen. De dagelijkse limiet verschilt naargelang uw abonnement, dus ga daar niet van een vast getal uit; lees hem uit de responsheaders die Exact bij elke aanvraag meestuurt.

Zestig per minuut klinkt ruim tot u bedenkt wat een eenvoudige handeling kost. Eén factuur wegschrijven vraagt al snel meerdere aanvragen: klant opzoeken, artikel opzoeken, factuur aanmaken, regels toevoegen. Verwerkt u een batch van vijftig facturen, dan zit u binnen een minuut aan uw plafond.

Overschrijdt u het, dan krijgt u een 429-antwoord en worden verdere aanvragen geweigerd tot het venster opnieuw opent. Bouw daarom vanaf het begin een teller in die bijhoudt hoeveel aanvragen er in de afgelopen zestig seconden zijn verstuurd, en verwerk zware batches gespreid in plaats van in één keer.

Ga zuinig om met tokens

Een toegangstoken is tien minuten geldig, en u mag niet vaker dan eens in de tien minuten een nieuw token opvragen. Concreet: u kunt pas na 570 seconden een volgend token aanvragen.

De klassieke fout is de OAuth-flow starten bij elke aanvraag. Dat werkt in een test met enkele aanroepen en loopt in productie meteen vast. Bewaar het token en de refreshtoken, en vernieuw pas wanneer het nodig is.

Fouten worden afgestraft

Dit is het punt dat het vaakst wordt gemist. Exact begrenst niet alleen geslaagde aanvragen maar ook mislukte: bij meer dan tien fouten per uur, geteld per sleutel, gebruiker, bedrijf en endpoint, wordt uw sleutel tijdelijk geblokkeerd. Die blokkade loopt na een uur af en wordt langer wanneer de fouten aanhouden.

Een koppeling die bij een probleem blijft doorproberen, legt zichzelf dus stil. Bouw daarom een oplopende wachttijd in en stop na een aantal mislukte pogingen, met een melding aan een mens in plaats van een eindeloze herhaling.

Gebruik webhooks in plaats van pollen

Exact biedt webhooks voor een groot deel van de endpoints. Daarmee krijgt uw toepassing bericht wanneer er iets verandert, in plaats van dat u periodiek gaat kijken.

Dat is niet alleen sneller, het is ook de manier om binnen de limieten te blijven. Elk kwartier alle facturen ophalen om te zien of er iets gewijzigd is, verbruikt uw budget aan aanvragen zonder dat er iets gebeurt. Cache bovendien gegevens die zelden wijzigen, zoals artikelen en grootboekrekeningen, in plaats van ze telkens opnieuw op te halen.

REST of XML

Er bestaan twee API's naast elkaar. Voor nieuwe koppelingen gebruikt u de REST-API. De oudere XML-webservice blijft bestaan voor een handvol zaken die in REST nog niet beschikbaar zijn, zoals het programmatisch afpunten van betalingen tegen facturen.

Loopt u tegen een ontbrekend endpoint aan, kijk dan of het via XML wél kan voordat u concludeert dat het niet gaat.

Wat het meest oplevert

Facturen zonder overtypen

Vanuit uw CRM, webshop of projectsysteem rechtstreeks naar Exact, met de juiste klant, grootboekrekening en btw-code. De koppeling die de meeste tijd bespaart, en meteen ook de meeste fouten voorkomt.

Betaalstatus terug

Wanneer een factuur betaald is, wil uw verkoop- of projectsysteem dat weten. Dat scheelt opvolging per mail en voorkomt dat er nagebeld wordt voor iets wat al binnen is.

Klantgegevens in één richting

Bepaal welk systeem de bron is voor klantgegevens en laat het andere volgen. Zonder die keuze ontstaan twee versies van hetzelfde adres, en dan is de koppeling een probleem in plaats van een oplossing.

Cijfers in uw eigen dashboard

Omzet, marge en openstaand saldo uit Exact, gecombineerd met gegevens uit uw eigen systemen. Haal die periodiek op en bewaar ze lokaal; niet bij elke schermweergave opnieuw.

Een schil bovenop Exact

Voor wie dagelijks in de boekhouding werkt is Exact prima. Voor wie er drie handelingen per week in moet doen, is het een omweg met een leercurve.

Daar helpt een eenvoudig scherm dat precies die handelingen aanbiedt en op de achtergrond Exact aanstuurt. Een projectleider die kosten toewijst, een magazijnier die een levering bevestigt, een verkoper die een factuur opvraagt: elk krijgt vier velden in plaats van een pakket. De boekhouding blijft ondertussen gewoon in Exact staan, met de leverancier die de wetgeving bijhoudt.

Meer over die aanpak leest u in ons artikel over integreren met bestaande systemen. Wil u weten wat er in uw situatie kan? Bekijk hoe wij software op maat inzetten om bestaande pakketten te verbinden.