De verborgen kosten van verouderde bedrijfssoftware

Vraag wat een verouderd systeem kost, en het antwoord is meestal het onderhoudscontract. Dat bedrag staat op een factuur en is dus makkelijk te noemen.

Het is zelden het grootste deel. De werkelijke kosten zitten in uren die nergens geboekt worden, in fouten die achteraf hersteld worden en in werk dat niet gebeurt omdat het systeem het niet toelaat. Die posten staan op geen enkele factuur, en daardoor ontbreken ze in de afweging.

Hieronder een methode om ze wel te berekenen.

Wat u wel ziet

Begin met de bedragen die u kunt opzoeken: licenties, onderhoudscontract, hosting of serverkosten, en uren die u het afgelopen jaar aan externe ondersteuning betaalde. Tel daar de interne IT-tijd bij op die naar dit systeem ging.

Noteer dat bedrag. Dat is uw uitgangspunt, en meestal het kleinste deel van het totaal.

Wat u niet ziet

Handmatig werk

Ga per proces na hoeveel tijd gaat naar overtypen, kopiëren, controleren en corrigeren. Vraag het aan de mensen die het doen, niet aan hun leidinggevende: de schatting van wie het werk uitvoert, ligt doorgaans hoger en klopt beter.

Reken met uren per week, vermenigvuldig met 45 werkweken en met een intern uurtarief inclusief werkgeverslasten.

Fouten en herstel

Dubbele invoer produceert afwijkingen. Een verkeerd getal in een offerte, een factuur die opnieuw moet, een levering naar het oude adres. Schat hoe vaak dit per maand gebeurt en wat het herstellen kost, inclusief de tijd van wie het opmerkt.

Wachttijd

Trage schermen, rapporten die een nacht draaien, een systeem dat bij maandafsluiting onbruikbaar wordt. Vermenigvuldig de wachttijd per persoon per dag met het aantal gebruikers. Dit is de post die het vaakst onderschat wordt, omdat hij verspreid zit over veel mensen.

Inwerktijd

Hoeveel langer duurt het voor een nieuwe medewerker zelfstandig werkt door de eigenaardigheden van het systeem? Vermenigvuldig met het aantal aanwervingen per jaar.

Sleutelpersoonrisico

Als één persoon het systeem draaiende houdt, is dat geen kostenpost maar een risico. Zet er toch een bedrag op: wat zou het kosten om die kennis binnen drie maanden extern in te kopen? Dat bedrag is uw blootstelling.

Gemiste kansen

De moeilijkste post, en vaak de grootste. Welke opdracht ging niet door omdat u geen klantenportaal kon aanbieden? Welke koppeling met een leverancier lukte niet? Neem alleen de gevallen die u concreet kunt benoemen, anders wordt het een aanname.

Een rekenvoorbeeld

Een bedrijf met 40 medewerkers, waarvan 12 dagelijks in het systeem werken.

• Onderhoud, licenties en hosting: 14.000 euro per jaar
• Handmatig werk: 12 medewerkers, gemiddeld 3 uur per week, aan 45 euro per uur → 72.900 euro
• Fouten en herstel: circa 6 uur per maand → 3.240 euro
• Wachttijd: 12 medewerkers, 15 minuten per dag → 20.250 euro
• Inwerktijd: 4 aanwervingen, telkens 2 dagen extra → 2.880 euro

Totaal ruim 113.000 euro per jaar, waarvan 14.000 euro zichtbaar is op een factuur. Het onderhoudscontract vertegenwoordigt in dit voorbeeld ongeveer een achtste van de werkelijke kosten.

De cijfers zullen bij u anders liggen. Het patroon meestal niet.

Wat u met dit getal doet

Zet het naast een inschatting van wat vernieuwen kost, en houd daarbij rekening met twee dingen.

Ten eerste: de kosten van het oude systeem lopen door tijdens het traject en verdwijnen niet op de dag van oplevering. Reken met een overgangsperiode.

Ten tweede: vernieuwen hoeft niet in één keer. Vaak zit het grootste deel van het handmatige werk in twee of drie processen. Die eerst aanpakken levert het meeste op tegen de laagste inzet, en financiert vaak de volgende stap.

Dat maakt de vraag concreter dan vervangen of behouden. Ze wordt: welk onderdeel kost ons het meest, en wat zou het schelen als dat morgen anders liep.

Wil u dit voor uw situatie laten uitrekenen? Lees hoe u de kosten van moderniseren laat beoordelen.