Wat kost het moderniseren van bedrijfssoftware?

Op deze vraag bestaat geen eerlijk antwoord in één bedrag. Wie er toch een noemt zonder uw systeem gezien te hebben, gokt, en die gok komt later terug als meerwerk.

Wat wel kan: uitleggen welke factoren de prijs bepalen, zodat u offertes kunt beoordelen en zelf een orde van grootte kunt inschatten.

Wat de prijs bepaalt

Omvang en verwevenheid

Niet het aantal schermen telt, maar hoe sterk de onderdelen samenhangen. Een systeem waarin modules netjes gescheiden zijn, laat zich stap voor stap vernieuwen. Een systeem waarin alles aan alles vastzit, dwingt tot grotere brokken en dus tot een hogere inzet per fase.

Beschikbaarheid van broncode en documentatie

De grootste enkele factor. Met leesbare code en documentatie kan een ontwikkelaar vaststellen wat het systeem doet. Zonder die twee moet het gedrag afgeleid worden uit gebruik en gesprekken, en dat kost al snel het dubbele in de analysefase.

Toestand van de gegevens

Schone gegevens met een consistente structuur migreren vlot. Gegevens met dubbels, hergebruikte velden en jaren aan uitzonderingen vragen handmatige beslissingen per geval. Dit is de post die het vaakst wordt onderschat.

Aantal koppelingen

Elke verbinding met een ander systeem is een apart stuk werk, met eigen tests en eigen foutafhandeling. Vijf koppelingen kosten meer dan vijf keer één koppeling, doordat ze samen getest moeten worden.

Eisen rond beveiliging en naleving

Verwerkt u persoonsgegevens, medische informatie of betalingen, dan komen daar eisen bij rond rechten, vastlegging en bewaring. Voor publieke organisaties gelden bovendien toegankelijkheidsnormen. Reken op vijftien tot dertig procent extra ten opzichte van een systeem zonder die eisen.

Snelheid

Sneller opleveren betekent meer mensen tegelijk, en dat verhoogt de kosten meer dan evenredig door de afstemming die erbij komt. Een traject van negen maanden in zes maanden persen, kost doorgaans een kwart tot de helft meer.

Drie scenario's

De volgende bandbreedtes gelden voor een bedrijfssysteem dat door tien tot vijftig mensen gebruikt wordt. Ze zijn bedoeld om te ordenen, niet om te offreren.

• Stabiliseren – documenteren, beveiligen, back-ups op orde, kennis spreiden. Enkele weken werk, en de laagste investering van de drie.
• Gefaseerd vernieuwen – onderdeel voor onderdeel vervangen, naast het bestaande systeem. Loopt over zes tot achttien maanden, gespreid in de tijd, waarbij elke fase apart te beoordelen valt.
• Volledig herbouwen – alles opnieuw. Meestal een veelvoud van het gefaseerde traject, geconcentreerd in één periode, met het resultaat pas op het einde.

Het verschil tussen scenario twee en drie zit niet alleen in het bedrag, maar in wanneer u betaalt en wanneer u iets terugkrijgt. Gefaseerd levert onderweg al resultaat op, waardoor een deel zichzelf terugverdient voordat het geheel klaar is.

Waarom offertes zo uiteenlopen

Krijgt u voorstellen die factor drie verschillen, dan gaat het bijna nooit om uurtarieven. Het gaat om wat er wel en niet in zit.

Controleer per offerte: zit de analyse erin of komt die apart? Is datamigratie meegerekend, en op basis van welke aanname over de kwaliteit van de gegevens? Zijn de koppelingen benoemd of algemeen omschreven? Zit er testtijd in, en opleiding? Is er nazorg voorzien na de livegang?

Een goedkope offerte is vaak een offerte waarin de analyse ontbreekt. Die kosten komen alsnog, alleen later en zonder vergelijkingsmateriaal.

Waar u begint

De verstandigste eerste uitgave is een afgebakend onderzoek dat vaststelt wat er is en welke scenario's openliggen. Dat kost een fractie van het traject dat erop volgt en maakt de rest vergelijkbaar.

Zonder dat onderzoek vergelijkt u offertes die op verschillende aannames rusten, en dan vergelijkt u niets.

Wil u weten wat dit voor uw systeem betekent? Lees hoe wij de modernisering van uw legacy-systeem bespreken.