Zo maakt u een businesscase voor het vervangen van verouderde software

Wie een investering in software wil verdedigen, botst op een lastig punt: de kosten staan vast en de opbrengsten zijn een schatting. Dat maakt het gesprek ongelijk, zeker tegenover andere bestedingen waar de opbrengst wel duidelijk is.

Een businesscase brengt beide kanten naar hetzelfde niveau. Hieronder hoe u er een opbouwt die standhoudt bij kritische vragen.

1. Bepaal de huidige kosten

Begin bij wat het bestaande systeem jaarlijks kost, en neem meer mee dan de facturen.

• Direct – licenties, onderhoudscontract, hosting, externe ondersteuning
• Intern – IT-tijd die naar dit systeem gaat
• Handmatig werk – uren per week aan overtypen, controleren en corrigeren, maal 45 weken, maal een intern uurtarief
• Fouten – frequentie maal hersteltijd
• Wachttijd – vertraging per persoon per dag maal het aantal gebruikers

Dit bedrag is uw referentiepunt. In de praktijk ligt het vaak een veelvoud boven wat er op de facturen staat, en dat inzicht alleen al verandert het gesprek.

2. Schat de opbrengst voorzichtig

Neem alleen wat u kunt onderbouwen. Vier posten zijn doorgaans verdedigbaar.

Bespaarde uren: hoeveel van het handmatige werk verdwijnt, en wat gebeurt er met die tijd. Wees eerlijk over dat laatste. Twintig uur per week besparen levert alleen geld op wanneer er minder ingehuurd wordt of wanneer er meer werk verzet wordt met hetzelfde team. Anders is het capaciteit, en dat is ook waardevol, maar het is geen besparing.

Minder fouten: neem de huidige frequentie en reken met een voorzichtige daling.

Kortere doorlooptijd: sneller offreren of factureren heeft een waarde, en bij facturatie is die direct te berekenen via het effect op uw werkkapitaal.

Vermeden kosten: de aanpassingen die u het komende jaar aan het oude systeem zou moeten laten doen, en die met vernieuwing niet meer nodig zijn.

3. Zet het risico op de balans

Dit is de post die de businesscase doorgaans doet kantelen, en die het vaakst ontbreekt.

Bereken wat een week uitval kost: stilliggende omzet, ingehaald werk, de externe hulp die u dan zou inschakelen. Vermenigvuldig dat met een geschatte kans, bijvoorbeeld tien procent per jaar bij een systeem zonder beveiligingsupdates.

Doe hetzelfde voor het wegvallen van de enige persoon die het systeem kent. Wat kost het om die kennis binnen drie maanden extern in te kopen?

Die twee bedragen zijn geen zekerheid, maar ze zijn ook geen verzinsel. Ze horen in de afweging thuis, net zoals u ze bij een verzekering zou meewegen.

4. Reken de terugverdientijd uit

Deel de investering door de jaarlijkse besparing, en houd rekening met twee dingen.

De kosten van het oude systeem lopen door tijdens het traject. Reken met een overgangsperiode waarin u beide draagt.

De besparing komt niet vanaf dag één. In de eerste maanden is er extra werk door de gewenning. Reken de volle besparing pas vanaf drie tot zes maanden na oplevering.

Komt u onder de drie jaar uit, dan is dat voor bedrijfssoftware doorgaans verdedigbaar. Komt u boven de vijf jaar, dan is de vraag of het scenario niet te ruim is opgezet.

5. Zet er een scenario naast

Sterker dan één voorstel is een vergelijking. Zet naast het volledige plan een lichtere variant: alleen het meest knellende onderdeel vernieuwen, met het bijbehorende bedrag en de bijbehorende opbrengst.

Dat verandert het gesprek van ja of nee naar welke van de twee. En als er in het bestuur twijfel bestaat, is de kleinere variant een manier om te beginnen zonder alles vast te leggen.

Wat u niet moet doen

Beloof geen opbrengsten die u niet kunt meten. Een businesscase die rust op betere klanttevredenheid of meer wendbaarheid overtuigt niemand die de cijfers moet verdedigen.

En meet de uitgangssituatie voordat u begint. Zonder nulmeting kunt u achteraf niet aantonen dat de investering werkte, en dat maakt de volgende aanvraag opnieuw moeilijk.

Wil u dit onderbouwd krijgen? Lees hoe wij helpen bij het beoordelen of legacy-modernisering de investering waard is.