Software nu moderniseren of nog drie jaar wachten?

Uitstellen heeft een slechte naam, maar is regelmatig de juiste keuze. Een systeem dat zijn werk doet, vervangen omdat de techniek verouderd is, kost geld zonder dat iemand er iets van merkt.

Even vaak is uitstellen duur, en dan meestal omdat de beslissing niet genomen wordt in plaats van bewust uitgesteld. Hieronder de afweging.

Wat wachten u oplevert

Geld dat u nu ergens anders inzet. Tijd voor uw team, dat niet naast het gewone werk een traject moet dragen. En de kans dat de markt in drie jaar met betere oplossingen komt, waardoor de vernieuwing later goedkoper uitvalt.

Er is nog een reden die zelden hardop klinkt en toch geldig is: als uw organisatie zelf verandert, is het verstandig te wachten tot duidelijk is hoe u straks werkt. Software bouwen op een proces dat over een jaar anders is, levert een systeem op dat meteen niet meer past.

Wat wachten u kost

De onderhoudskosten dalen niet, ze stijgen. Elke aanpassing aan een systeem dat technisch is vastgelopen, kost meer dan de vorige.

Het beveiligingsrisico neemt maandelijks toe zolang er geen updates komen. Dat verloopt niet lineair: naarmate een kwetsbaarheid langer bekend is, wordt ze breder uitgebuit.

De kennis wordt schaarser en duurder, en op enig moment is er niemand meer.

En elk plan dat u in die periode niet kunt uitvoeren, is een gemiste kans die niet terugkomt.

Vier vragen die de keuze bepalen

Krijgt het systeem nog beveiligingsupdates?

Zo nee, dan is drie jaar wachten geen optie voor een systeem met persoonsgegevens of financiële data. Dan wordt de vraag hooguit hoe lang u kunt overbruggen met afscherming.

Kan meer dan één persoon het onderhouden?

Zo nee, dan is uw termijn niet drie jaar maar zolang die persoon beschikbaar is. Dat is geen planning maar een aanname.

Blokkeert het systeem concrete plannen?

Niet in het algemeen, maar plannen met een datum en een bedrag. Zo ja, dan telt de gemiste opbrengst mee in de kosten van wachten.

Bestaat het systeem over drie jaar nog?

Is de leverancier overgenomen of is er een end-of-life aangekondigd, dan bepaalt iemand anders uw termijn. Wachten betekent dan dat u straks moet handelen op hun moment in plaats van op het uwe.

De middenweg

De keuze is zelden nu alles vernieuwen of drie jaar niets doen. Er ligt een tussenoptie die te weinig overwogen wordt: gecontroleerd uitstellen.

U vernieuwt niet, maar haalt het risico eruit. Documentatie aanleggen zodat het systeem niet van één persoon afhangt. De omgeving afschermen en back-ups testen. De broncode veiligstellen. En het één onderdeel dat het meeste kost, apart vernieuwen zodat de grootste pijn verdwijnt.

Dat kost een fractie van een volledig traject en koopt u één tot drie jaar rust. Bovendien maakt het de latere vernieuwing goedkoper, omdat de voorbereidende analyse dan al gedaan is.

Zet er een datum op

Wat u ook kiest, leg een moment vast waarop u de beslissing herbekijkt, en noteer welke gebeurtenis het gesprek eerder opent: het vertrek van de sleutelpersoon, een aankondiging van de leverancier, een beveiligingsincident, of een plan dat vastloopt.

Zonder die afspraak is uitstellen geen keuze maar gewoonte, en dan wordt er pas gehandeld wanneer het geen keuze meer is. Dat is het duurste moment om te beginnen, omdat u dan tegelijk onder tijdsdruk staat en geen onderhandelingspositie meer hebt.

Twijfelt u tussen beide? Lees hoe wij helpen bij het onderzoeken of behouden of vernieuwen verstandiger is.