Een Access-toepassing vervangen: wanneer en hoe?

Het beeld is herkenbaar. Ergens op de netwerkschijf staat een Access-bestand waar de halve bedrijfsvoering in zit. Het is jaren geleden gemaakt door een medewerker die handig was met computers, of door een externe die al lang niet meer in beeld is.

Het werkt. Dat is precies het punt: het werkt goed genoeg om nooit prioriteit te krijgen, tot het moment dat het niet meer werkt.

Waarom het zo vaak Access is

Access verlaagde de drempel om zelf iets te bouwen. Iemand had een probleem, loste het op, en de oplossing bleek nuttig. Vervolgens kwamen er formulieren bij, rapporten, een macro, nog een tabel.

Wat begon als hulpmiddel voor één persoon, is uitgegroeid tot het systeem waar orders, dossiers of planning in staan. Zonder dat er ooit besloten is dat dit het bedrijfssysteem zou worden. Hetzelfde geldt voor uitgegroeide Excel-bestanden met macro's.

Waar u tegenaan loopt

Meerdere gebruikers tegelijk

Access is ontworpen voor één gebruiker of een handvol. Staat het bestand op een netwerkschijf en werken er vijf of tien mensen tegelijk in, dan wordt het traag en kan het bestand beschadigd raken. Die beschadigingen komen zelden op een rustig moment.

De omvangsgrens

Een Access-bestand kan niet groter worden dan twee gigabyte. Dat lijkt veel tot u jaren aan historiek en bijlagen hebt opgebouwd. Nadert u die grens, dan is het geen waarschuwing maar een muur.

Geen rechten per gebruiker

Wie het bestand kan openen, kan doorgaans alles zien en wijzigen. Salarisgegevens, marges, klantgegevens. Bij persoonsgegevens is dat lastig te verantwoorden onder de AVG, waar juist gevraagd wordt om toegang te beperken tot wie het nodig heeft.

Geen toegang van buiten kantoor

Thuiswerken of werken bij de klant vraagt een omweg via een externe verbinding, met de traagheid en de kwetsbaarheid die daarbij hoort.

Kennis die verdwijnt

De logica zit in formulieren, queries en VBA-code. Wie dat geschreven heeft, is meestal weg. En het aantal mensen dat vlot met VBA overweg kan, neemt jaar na jaar af.

Back-up is een kopie

De gebruikelijke werkwijze is het bestand kopiëren. Gebeurt dat tijdens het werken, dan kan de kopie inconsistent zijn. En bijna niemand heeft ooit getest of een terugzetting werkt.

Wat u nu al doet, ongeacht de richting

• Test uw back-up – zet een kopie terug op een andere plek en controleer of alles er is
• Splits het bestand – gegevens in een apart bestand, formulieren en rapporten in een tweede, met een kopie per werkplek; dat vermindert beschadiging en traagheid aanzienlijk
• Leg vast wat het doet – een lijst van formulieren, rapporten en wat elk oplevert, plus de queries en macro's die eronder zitten
• Wijs een eigenaar aan – iemand die beslist wat er in staat en wie erbij mag

Dit kost enkele dagen en haalt het acute risico eruit, ook als u nog niets besluit over vervangen.

Drie routes

De gegevens verhuizen, de schermen behouden

De tabellen gaan naar een echte databaseserver, terwijl de Access-toepassing als voorkant blijft bestaan. Dat lost traagheid, beschadiging en de omvangsgrens in één keer op.

De goedkoopste stap, en meestal in weken te doen. De beperking blijft: nog steeds een installatie per pc, nog steeds geen toegang van buiten, nog steeds VBA. Het is een tussenstap, geen eindpunt.

Een webtoepassing bouwen

Een nieuwe toepassing in de browser, met de gegevens uit Access gemigreerd. Toegang van overal, rechten per gebruiker, centraal beheer, en de mogelijkheid om te koppelen met andere software.

De grootste stap, en verdedigbaar wanneer de toepassing bedrijfskritisch is. Werk gefaseerd: begin met de module die het meest knelt en laat Access voorlopig draaien voor de rest.

Overstappen op standaardsoftware

Doet uw Access-toepassing iets wat elk bedrijf doet – voorraad, facturatie, urenregistratie – dan is een bestaand pakket sneller en goedkoper.

Doet ze iets eigens waarmee u zich onderscheidt, dan past het meestal niet en begint het aanpassen dat standaardsoftware duur maakt.

Wat de migratie lastig maakt

Access laat veel toe wat een echte database tegenhoudt. Datums als tekst, ontbrekende koppelingen tussen tabellen, dezelfde klant in drie varianten, velden die voor iets anders gebruikt worden dan hun naam suggereert.

Daar komt bij dat de bedrijfslogica niet in de gegevens zit maar in de formulieren en macro's. Een berekening die achter een knop verstopt zit, verhuist niet mee met de tabellen. Die moet gevonden en opnieuw gebouwd worden, en dat is precies het werk dat onderschat wordt.

Reken daarom op een inventarisatie voordat er iets gemigreerd wordt. Het aantal formulieren en rapporten geeft een eerste indruk van de omvang: tien is overzichtelijk, tachtig is een project.

Het echte risico

Niet de omvangsgrens en niet de traagheid. Het is dat er één bestand op een schijf staat waar uw bedrijfsvoering van afhangt, dat niemand volledig begrijpt, en waarvan de back-up nooit is getest.

Dat risico haalt u er in enkele dagen grotendeels uit. De vraag of u vervangt, kunt u daarna rustig beantwoorden.

Wil u weten wat uw toepassing nodig heeft? Lees hoe wij verouderde bedrijfssoftware gecontroleerd moderniseren, of bekijk wat een toepassing op maat in de plaats kan bieden.