Data migreren uit oude software zonder gegevens te verliezen

Bij een softwaremigratie gaat de aandacht meestal naar de nieuwe functionaliteit. De problemen ontstaan bijna altijd bij de gegevens.

Dat komt doordat data in een oud systeem zelden is wat de structuur belooft. Velden zijn hergebruikt voor iets anders, klanten staan er dubbel in, en er zit historiek in waarvan niemand weet of ze nog nodig is. Hieronder de stappen om dat gecontroleerd over te zetten.

1. Breng in kaart wat er staat

Maak een lijst van wat er in het systeem zit: welke soorten gegevens, hoeveel records per soort, over welke periode, en wie binnen de organisatie eigenaar is.

Die laatste kolom is de belangrijkste en wordt het vaakst overgeslagen. Bij elke twijfel over een veld hebt u iemand nodig die kan beslissen. Zonder aangewezen eigenaar blijven die vragen liggen en stokt de migratie.

2. Schoon op voor de migratie, niet erna

Dubbele klanten, verlopen adressen, artikelen die niet meer bestaan, testrecords uit de begintijd. Alles wat u meeneemt, moet u ook in het nieuwe systeem beheren.

Opschonen achteraf gebeurt niet. Er is dan geen aanleiding meer voor, en de rommel wordt de nieuwe normale toestand. Bovendien is opschonen in het oude systeem eenvoudiger, omdat de mensen die de gegevens kennen er nog dagelijks in werken.

3. Leg de vertaling vast

Per veld noteert u waar het vandaan komt, waar het naartoe gaat en wat er onderweg mee gebeurt. Dat lijkt administratief werk, maar hier komt de kern boven.

Bij vrijwel elke migratie blijkt een veld anders gebruikt te worden dan bedoeld. Een opmerkingenveld waarin al jaren leveringsafspraken staan. Een statusveld met codes die iemand ooit zelf bedacht. Een datum die soms de bestel- en soms de leverdatum is.

Die gevallen zijn niet automatisch op te lossen. Ze vragen een beslissing van de eigenaar, en dat is het echte werk in deze stap.

4. Migreer meermaals als test

Doe de migratie minstens drie keer op een testomgeving voordat u ze echt uitvoert. De eerste keer gaat het mis, de tweede keer beter, de derde keer weet u hoe lang het duurt en wat er misgaat.

Die doorlooptijd is belangrijk: als de definitieve migratie zes uur duurt en u had twee uur ingepland, verandert dat uw hele planning voor de overschakeling.

5. Controleer op drie niveaus

• Aantallen – evenveel klanten, orders en facturen aan beide kanten, en verklaar elk verschil
• Totalen – tel financiële velden op en vergelijk; een afwijking wijst op afgeronde of verkeerd omgezette waarden
• Steekproef – leg twintig willekeurige dossiers naast elkaar en controleer ze veld voor veld

Alleen aantallen controleren is niet voldoende. Records kunnen volledig aanwezig zijn en inhoudelijk toch verschoven.

6. Beslis over historiek

Niet alles hoeft mee. Boekhoudkundige stukken kent u een wettelijke bewaartermijn toe, doorgaans zeven jaar. Personeelsgegevens en dossiers hebben eigen termijnen.

Een werkbare aanpak: recente gegevens migreren zodat er dagelijks mee gewerkt kan worden, en oudere historiek in een raadpleegbaar archief zetten. Dat houdt het nieuwe systeem lichter en de migratie eenvoudiger, terwijl u aan de bewaarplicht voldoet.

7. Neem privacy mee in de beslissing

Een migratie is het natuurlijke moment om te bekijken welke persoonsgegevens u nog nodig hebt. Gegevens van klanten van tien jaar geleden, sollicitanten die niet zijn aangenomen, contactpersonen bij bedrijven waar u niet meer mee werkt.

De AVG vraagt dat u niet langer bewaart dan nodig. Meeslepen is de makkelijkste keuze, maar u neemt daarmee een verplichting mee die u ook had kunnen afsluiten.

8. Laat gebruikers valideren

Voor de definitieve overschakeling laat u medewerkers hun eigen dossiers bekijken in het nieuwe systeem. Zij herkennen binnen enkele minuten wat niet klopt, omdat ze weten hoe hun klanten en orders eruit horen te zien.

Plan daar een echt moment voor in, met tijd om bevindingen te verwerken. Een validatie zonder ruimte voor correctie is een formaliteit.

Wil u dit zorgvuldig laten verlopen? Lees meer over datamigratie bij legacy-modernisering.